ZAPYTANIE OFERTOWE NR 01/10/2022

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 01/10/2022

Umowa na realizację zadania została zawarta w ramach projektu „Nowa Ziemia Obiecana Seed Fund” współfinansowanego z Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020 Działanie 1.3: Prace B+R finansowane z udziałem funduszy kapitałowych Poddziałanie 1.3.1: Wsparcie Projektów badawczo-rozwojowych w fazie preseed przez fundusze typu proof of concept – BRIdge Alfa i inwestycji ASI RDS Fund Sp. z o.o. S.K.

Data Spike Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest spółką portfelową ASI RDS Fund Sp. z o.o. S.K. zarządzanego przez RDS Fund Sp. z o.o.

1. Zamawiający

Data Spike Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Toruniu, adres: ul. Włocławska 167, 87-100 Toruń, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy w Toruniu, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000993226, REGON 523187195, NIP 9562378286.

Wspólny słownik zamówienia CPV

CPV 72224000-1 - Usługi doradcze w zakresie zarządzania projektem

CPV 72221000-0 - Usługi doradcze w zakresie analizy biznesowej

CPV 79412000-5 - Usługi doradcze w zakresie zarządzania finansami

CPV 79410000-1 - Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania

2. Przedmiot zamówienia

Przedmiot zamówienia obejmuje kompleksowe zarządzanie projektem pod kątem rozliczenia projektu z Instytucją Finansującą oraz w okresie jego trwałości z uwzględnieniem zapisów w umowie zawartej z NCBiR oraz umowie inwestycyjnej.

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem umowy jest koordynacja i monitoring wdrożenia i rozliczenia projektu pn. „360 DATA – Wykorzystanie uczenia maszynowego (ML) oraz sztucznej inteligencji (AI) w celu zwiększenia dostępności i efektywnego wykorzystania publicznych obiektów sportowych” wraz z opracowaniem niezbędnej dla prawidłowego rozliczenia projektu dokumentacji wynikającej z wytycznych, obejmującej czynności wymaganie umową o powierzenie grantu oraz umową inwestycyjną, w tym m.in.:

1. Monitorowanie i dążenie do osiągnięcia przez Zleceniodawcę założonych w Planie Realizacji projektu (dalej PRP) celów i wskaźników;
2. Monitorowanie przedsięwzięcia w kontekście realizacji zgodnie z założeniami zawartymi w PRP,
3. Realizacja przedmiotu niniejszej umowy przy wykorzystaniu niezbędnych formularzy dokumentów w zakresie sprawozdawczości,
4. Sporządzanie dokumentów sprawozdawczych zgodnie z przyjętym harmonogramem,
5. Wprowadzanie niezbędnych korekt we wszystkich dokumentach,
6. Weryfikacja poprawności wydatkowanych środków będących przedmiotem dofinansowania,
7. Przygotowanie zapytań ofertowych i obsługa bazy konkurencyjności zgodni z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków,
8. Przygotowanie dokumentacji w języku polskim i angielskim,
9. Prowadzenie dokumentacji postępowań ofertowych wraz z umowami dla dostawców i podwykonawców,
10. Prowadzenie promocji projektu zgodnie z Wytycznymi,
11. Prowadzenie dokumentacji projektu, w tym dokumentacji związanej z personelem projektu,
12. Wykonywania bieżących czynności prowadzących do prawidłowej realizacji projektu zgodnie z założeniami wskazanymi we wniosku o powierzenie grantu,
13. Koordynacja procesu audytu projektu i monitoring w zakresie sprawozdawczym;
14. Sprawozdawczość projektu w okresie trwałości, w tym nadzór nad wdrożeniem ochrony własności intelektualnej w przedsiębiorstwie Zleceniodawcy,
15. Kontakt z instytucjami finansującymi w imieniu Zleceniodawcy,
16. Udział w kontroli przedstawicieli IP w siedzibie lub miejscu realizacji projektu Zleceniodawcy,
17. Zleceniobiorca w ramach realizacji postanowień niniejszej umowy zobowiązuje się do opracowania dodatkowych ekspertyz, analiz specjalistycznych oraz dokumentów wskazanych we wniosku o dofinansowanie.

4. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania ich spełnienia

Zapytanie ofertowe jest skierowane do podmiotów czynnie prowadzących działalność gospodarczą, tj. osób fizycznych, jednostek organizacyjnych posiadających zdolność prawną bądź osób prawnych prowadzących działalność gospodarczą (weryfikowane poprzez wgląd do CEIDG/KRS). O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia w szczególności:

1. Wykonawcy biorący udział w postępowaniu muszą znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej terminowe i zgodne z wymaganiami wykonanie zamówienia.
2. Wykonawcy biorący udział w postępowaniu muszą posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponować osobami zdolnymi do wykonania Zamówienia oraz uprawnienie do wykonywania określonej działalności, jeżeli są wymagane przepisami prawa.
3. Wykonawcy biorący udział w postępowaniu muszą posiadać wiedzę z zakresu zarządzania projektami współfinansowanymi ze środków Unii Europejskiej.

Jeżeli Wykonawca/Oferent nie spełni choćby jednego z powyższych warunków zostanie wykluczony, a jego oferta odrzucona.

W celu potwierdzenia spełnienia powyższych warunków udziału w postępowaniu

Wykonawca/Oferent:

• W celu potwierdzenia znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej terminowe i zgodne z wymaganiami wykonanie zamówienia, posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz potencjału technicznego, a także dysponowania osobami zdolnymi do wykonania Zamówienia oraz posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności, jeżeli są wymagane przepisami prawa, Zamawiający wymaga od Wykonawcy złożenia wraz z ofertą oświadczenia o spełnieniu powyższych warunków udziału w postępowaniu.
• W celu potwierdzenia niezbędnej wiedzy i doświadczenia – Wykonawca musi wykazać się doświadczeniem na poziomie zrealizowania przez ostatnie 3 lata minimum 3 zamówień polegających na rozliczeniu projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, przy czym realizacja tych projektów musi być zakończona w okresie ostatnich trzech lat.

7. Termin i wymogi składania ofert

Oferty należy składać w formie elektronicznej, za pomocą poczty lub osobiście w siedzibie firmy:

1. oferta powinna zostać przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: info@dataspike.pl
2. oferta powinna zostać dostarczona pocztą na adres siedziby firmy: ul. Włocławska 167, 87-100 Toruń
3. oferta powinna zostać dostarczona osobiście na adres siedziby firmy: ul. Włocławska 167, 87-100 Toruń

Termin składania ofert: do dnia 25.10.2022 r.

Oferta powinna być złożona w języku polskim.

Oferta powinna być podpisana przez osoby upoważnione do podpisania oferty zgodnie z aktualnymi dokumentami rejestrowymi lub udzielonym pełnomocnictwem.

Oferta powinna zawierać nazwę, adres lub siedzibę oferenta, adres e-mail, numer telefonu, numer NIP, Regon, KRS lub nr ewidencyjny z CEIDG.

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy/Oferenci, którzy nie znajdują się w stanie upadłości lub likwidacji w chwili złożenia oferty i oświadczą to w treści oferty.

Oferty należy składać w PLN z podaną ceną całkowitą netto i brutto.

Wykonawca/Oferent podaje dla oferowanej usługi, uwzględniając jej pełen zakres, wynikające z tytułu jej wykonania koszty.

Wszelkie koszty związane ze złożeniem oferty ponosi oferent.

8. Okres realizacji przedmiotu oferty:

Usługa będzie realizowana przez okres 14 miesięcy, tj. od 01.11.2022 do 31.12.2023 r.

9. Kryteria wyboru oferty

Przy wyborze i ocenie ofert uznanych za ważne i złożone przez Wykonawców uznanych za spełniających warunki udziału w postępowaniu Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:

Maksymalna liczba punktów, jaką można otrzymać:

1. Cena ofertowa 100 % - 100 pkt.

Zasady oceny kryterium „Cena ofertowa” [C]

Liczba punktów, jaka zostanie przyznana w ramach powyższego kryterium obliczona zostanie przez podzielenie ceny najtańszej oferty (brutto) przez cenę oferty badanej (brutto) oraz przemnożenie tak otrzymanej liczby przez maksymalna liczbę punktów, którą dla tego kryterium ustalono na poziomie 100, według wzoru:

C = (C min / C b) x 100

gdzie:

C – liczba przyznanych punktów oferty wynikających z kryterium ceny,

C min – cena najtańszej oferty,

C b – cena badanej oferty,

Maksymalna liczba punktów do uzyskania za kryterium cena - 100 pkt.

Wskazana cena badanej oferty (Cb) brana pod uwagę przy przyznawaniu punktacji i ocenie oferty to cena całkowita brutto wskazana w ofercie za realizację całości zamówienia (cena ofertowa brutto), zgodnie z treścią szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia.

10. Warunki podpisania umowy:

1. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty.
2. Złożenie oferty przez Wykonawcę nie stanowi zawarcia umowy.

11. Warunki zmiany umowy:

1. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w przypadku, gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mających wpływ na realizację przedmiotu umowy.
2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w zakresie wydłużenia terminu wykonania umowy w przypadku zdarzeń losowych lub z przyczyn niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy.
3. Zmiany i uzupełnienia w umowie mogą być dokonane tylko w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Strony nie mogą powoływać się na ustalenia pozaumowne.
4. Zamawiający dopuszcza istotne zmiany postanowień umowy w następujących przypadkach i określonym zakresie:

a) sposobu wykonania przedmiotu umowy wskutek wystąpienia okoliczności, których Zamawiający nie był w stanie przewidzieć, pomimo zachowania należytej staranności;

b) zmiany zakresu oraz sposobu wykonania przedmiotu umowy w przypadku zmiany

powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy;

c) zmiany zakresu oraz sposobu wykonania przedmiotu umowy na skutek okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy;

d) wartość zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie.

12. Ocena i wybór oferty najkorzystniejszej:

1. Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym oraz zgodności z niniejszym zapytaniem ofertowym.
2. Oferta zostanie odrzucona, jeśli:

• została złożona po wyznaczonym terminie lub w nieprawidłowy sposób tj. nie została złożona w wyznaczony sposób;
• jest niezgodna z wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym;
• jest niezgodna z obowiązującymi przepisami prawa;
• jest niekompletna lub nie będzie zawierała wszystkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów lub oświadczeń;
• Wykonawca nie spełnia warunków udziału w postępowaniu i został z tego tytułu wykluczony;

3.Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu.

4. Zamawiający nie przewiduje składania ofert częściowych, wariantowych i udzielenia

zamówień uzupełniających.

13. Pozostałe postanowienia

1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania z poniższych powodów:

a) nie złożono żadnej oferty;

b) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;

c) jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, a Zamawiający podejmuje decyzję, iż nie wybiera oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert;

d) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć.

2.W przypadku, gdy wybrany Wykonawca odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie przez Zamawiającego umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.

3.Cena ma być wyrażona w złotych polskich z uwzględnieniem należnego podatku VAT. Cenę oferty należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (zł/gr).

4.Cena oferty powinna obejmować pełny zakres prac określonych w zapytaniu oraz uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.

5. Wykonawca nie będzie mógł żądać podwyższenia wynagrodzenia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów tych świadczeń.

6. W wyniku nieuwzględnienia okoliczności, które mogą wpłynąć na cenę zamówienia Wykonawca ponosić będzie skutki błędów w ofercie. Od Wykonawcy wymagane jest szczegółowe zapoznanie się z przedmiotem zapytania ofertowego, a także sprawdzenie warunków wykonania zamówienia oraz skalkulowania ceny oferty z należytą starannością.

7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zamówienia bez podania przyczyny oraz możliwość negocjacji przedstawionych warunków współpracy.

8. Powyższe zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Złożenie zapytania ofertowego, jak też otrzymanie w jego wyniku oferty nie jest równoznaczne z udzieleniem zamówienia (nie rodzi skutków w postaci zawarcia umowy).

9. Wykonawca oświadcza, że przedmiot Umowy stworzy samodzielnie i będzie on stanowić jego wyłączną własność oraz że będzie posiadał pełnię praw autorskich do przedmiotu Umowy.

10. Wykonawca oświadcza, że przedmiot Umowy nie będzie obciążony jakimikolwiek prawami osób trzecich oraz, że w związku z realizacją przedmiotu Umowy nie będzie naruszać praw osób trzecich.

11. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność z tytułu ewentualnego naruszenia praw osób trzecich, a w szczególności zwalnia on Zamawiającego z obowiązku zapłaty odszkodowania na rzecz osoby trzeciej w związku z wykorzystywaniem przedmiotu Umowy.

Osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcami: Dorota Caban, tel: 574 888 247

Pytania dotyczące zapytania ofertowego należy kierować na adres: info@dataspike.pl

Wykaz załączników:

1. Formularz ofertowy

2. Wykaz doświadczenia oferenta

Data publikacji zapytania: 17.10.2022

Zapytanie Ofertowe_1